İşten Ayrıldım: Eski İşveren Verilerimi Ne Zaman Silmeli?

İşten ayrılma bütün veriler için aynı sonucu doğurmaz

Bir çalışanın iş sözleşmesi sona erdiğinde eski işverenin elindeki her belgenin aynı gün silinmesi gerektiği düşünülebilir. Bunun karşısında bazı işletmeler de bütün personel dosyasını süresiz saklayabileceklerini varsayar. İki yaklaşım da farklı veri türlerini ve saklama nedenlerini birbirine karıştırır. Sağlıklı değerlendirme, hangi bilginin hangi amaçla tutulduğunu ayrı ayrı belirlemekle başlar.

Ücret bordrosu, izin kaydı, mesleki eğitim belgesi, personel fotoğrafı ve acil durumda aranacak yakın bilgisi aynı işleve sahip değildir. İş ilişkisi sürerken kullanılan bazı amaçlar ayrılma sonrasında bitebilir; bazı belgeler içinse başka bir hukuki gerekçe devam edebilir. Bir dosyanın personel dosyası adı altında bulunması, bütün içeriğe tek bir saklama süresi uygulanacağı anlamına gelmez.

Bu rehber eski çalışan verilerinin saklanması ve imhasına odaklanır. Kurumsal e-posta kutusunun denetlenmesi, bir veri ihlalinin bildirilmesi veya çalışanın alacakları farklı konulardır. Burada işten ayrılan kişi hangi verilerin neden tutulduğunu anlamak, işletme ise gerekli kayıtları korurken gereksiz kullanımı durdurmak için uygulanabilir bir değerlendirme yapabilir.

Saklama gerekçesi belge bazında gösterilmeli

KVKK'nın 7'nci maddesine göre işleme nedenleri ortadan kalktığında kişisel veriler resen veya talep üzerine silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir; diğer kanunlardaki hükümler saklıdır. Dolayısıyla çalışanın bütün verilerimi silin talebi, hiçbir ayrım yapılmadan kabul veya reddedilecek bir kutu olarak görülmemelidir. Gerekçe her veri grubu için incelenmelidir.

İşletme hangi belge için hangi mevzuat yükümlülüğüne dayandığını açıklayabilir. Devam eden bir uyuşmazlık nedeniyle belirli kayıtların korunması gerekiyorsa uyuşmazlıkla bağlantısı gösterilir. Dava var ifadesi, çalışanın bütün fotoğraflarını, eski iletişim ayrıntılarını ve işin yürütülmesi için oluşturulmuş her yardımcı listeyi süresiz açık tutmaya ortak gerekçe yapılmamalıdır.

Her işyerinde bütün belgeler için geçerli tek bir süre ilan etmek doğru bir yöntem değildir. Sektör, belgenin niteliği, süreyi başlatan olay ve uygulanabilir düzenleme farklı olabilir. Bir süre belirlenmişse hangi tarihten başlayacağı da açıklanmalıdır. İşten çıkış tarihi, belgenin düzenlenme tarihi ve ilgili hukuki sürecin sona ermesi aynı tarih kabul edilmemelidir.

Aynı belgenin birden fazla amaca hizmet etmesi mümkündür. Ücret hesabını gösteren kaydın bir denetim için saklanması ile aynı kayıttan eski çalışanın performansına ilişkin yeni bir liste üretilmesi ayrı değerlendirilmelidir. İşletme süreyi belirlerken belgenin hangi kullanımını koruduğunu açık yazabilir. Bir amaç sona erdiğinde diğer gerekçenin gerçekten aynı veri alanlarını gerektirip gerektirmediği sorulur. Belgenin tamamına ihtiyaç olmadığı halde gereksiz ayrıntıların bütün erişim gruplarında bırakılması, yalnız saklama süresiyle cevaplanamaz.

Arşivde saklamak ile günlük kullanım farklıdır

Bir verinin belirli nedenle saklanabilmesi, bütün çalışanların onu günlük işlerde kullanmaya devam etmesini gerektirmez. Kurumun silme talebiyle ilgili resmi açıklamalarında da zorunlu saklama ile başka amaçlarla kullanımın ayrılması önem taşır. Bu ayrım özellikle eski personelin bilgileri aktif insan kaynakları ekranlarında kalıyorsa incelenmelidir.

Örneğin eski çalışana ait kimlik belgesinin hukuki gerekçeyle arşivlenmesi ile bu belgenin bütün şube yöneticilerinin ortak klasöründe bulunması aynı ihtiyaç değildir. İnsan kaynaklarının dosyaya erişmesi, pazarlama veya operasyon ekibinin de aynı erişime ihtiyaç duyduğunu göstermez. Rol değişikliklerinde ve işten ayrılmalarda erişim listelerinin gözden geçirilmesi, gereksiz dolaşımı azaltabilir.

Çalışan açısından ise verinin sistemde bulunmasıyla hukuka aykırı biçimde kullanılması iddiası ayrı anlatılmalıdır. Örneğin kayıtlarım neden saklanıyor sorusu ile fotoğrafım neden halen tanıtımda kullanılıyor sorusu aynı cevabı gerektirmez. Talebin amacı belirgin olursa işletmenin yalnız saklama mevzuatına atıf yaparak bütün kullanım sorularını cevapsız bırakıp bırakmadığı daha kolay anlaşılır.

Hangi kopyalar ve yardımcı listeler kontrol edilmeli?

Personel bilgileri çoğu zaman yalnız tek dosyada bulunmaz. Bordro uygulaması, ortak klasör, departman listesi, erişim kartı sistemi ve dış hizmet sağlayıcı kayıtları farklı kopyalar içerebilir. Bir sistemde silme yapılması diğerlerinin de kendiliğinden temizlendiği anlamına gelmez. İşletme, eski çalışanla ilgili verinin hangi ortamlarda bulunduğunu iş akışına göre araştırabilir.

Teknik ekibe bütün sistemleri tarayın demek yerine somut sorular yöneltilebilir: Aktif çalışan listesi ne zaman güncelleniyor, eski personel etiketi hangi ekranlarda görünüyor, dış hizmete gönderilen kopyanın durumu nedir? Bu soruların yanıtı hukuki değerlendirmeyi destekler. Ancak taramanın kendisi gereksiz biçimde bütün eski personel dosyalarının yeni bir ortak alana kopyalanmasına dönüşmemelidir.

El ile hazırlanmış tablolar özellikle gözden kaçabilir. Birim yöneticisinin kendi bilgisayarında tuttuğu telefon listesi, resmi personel dosyasından farklı amaçla oluşturulmuş olabilir. Bu listede eski çalışanın yer almaya devam etmesinin gerekçesi ayrıca araştırılır. Dosya adına arşiv eklenmesi, içeriğin erişimini ve kullanımını teknik olarak değiştirmez; gerçek uygulama kontrol edilmelidir.

Yedekleme düzeni de uygulamanın anlaşılmasına dahildir. Aktif sistemde yapılmış işlemin yedekten geri yükleme sonrasında nasıl korunacağı teknik ekibe sorulabilir. Bu soru, her yedeğin belirli bir yöntemi zorunlu kullandığı anlamına gelmez; işletmenin kendi yapısında sonucu açıklamasını sağlar. İmha edilmiş veri yeniden aktif hale geliyorsa önceki işlemin hangi ortamı kapsadığı araştırılır. Kullanıcıya gönderilecek açıklamanın, teknik ekibin gerçekten doğrulayabildiği kapsamla sınırlı olması gerekir.

Silme, yok etme ve anonimleştirme aynı işlem değildir

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik bu yöntemleri ayırır. Silme ilgili kullanıcı için erişim ve yeniden kullanımı engeller; yok etme geri getirilemezliği hedefler; anonimleştirmede kişiyle ilişki kurulamaz hale gelme aranır. Kullanılan yöntemin adı ile teknik sonucu uyuşmalıdır.

Bir ekranda pasif işaretinin görünmesi, verinin başka yerden kolayca kullanılmaya devam ettiği durumda işlemin niteliği hakkında tek başına yeterli bilgi vermez. İşletme hangi kullanıcıların neye erişebildiğini ve hangi kopyaların kaldığını açıklayabilir. İmha yapıldığı söyleniyorsa gerçekleştirilen işlemle talebe konu veri arasında bağlantı kurulmalıdır. Sadece sistemden çıkarıldı cümlesi bazen hangi işlemin yapıldığını belirsiz bırakır.

İstatistik için isimlerin çıkarılması da her durumda anonimleştirme sağlamayabilir. Küçük bir ekipte unvan, çalışma dönemi ve farklı bir bilgi bir araya geldiğinde kişi anlaşılabilir. Bu nedenle raporun kimlerle paylaşılacağı ve başka bilgilerle eşleşip eşleşemeyeceği değerlendirilir. Anonim olduğu söylenen kaydın hemen yanında kişinin adını gösteren anahtar dosya bulunuyorsa, bunun gerçek işleyişi ayrıca incelenmelidir.

Silme talebi gelince periyodik imha beklenir mi?

Yönetmeliğin 12'nci maddesi, işleme şartları tamamen ortadan kalkmışsa ilgili kişinin talebinin en geç otuz gün içinde sonuçlandırılmasını ve bilgi verilmesini öngörür. Şartlar devam ediyorsa gerekçeli ret mümkündür. Düzenli imha takvimi bulunması, somut başvuruyu kendi şartlarıyla inceleme ihtiyacını ortadan kaldırmaz.

KVK Kurulunun 6 Temmuz 2021 tarihli, 2021/670 sayılı karar özeti, işe alınmayan adayın talebinin periyodik imha takvimine bırakılmasını ele alır. Karar doğrudan eski çalışan dosyası hakkında değildir; ancak talep üzerine işlemle resen imhanın karıştırılmaması bakımından yol gösterir. İşe başvuru ve sona ermiş çalışma ilişkisi aynı saklama gerekçelerine otomatik tabi tutulmamalıdır.

İşletme talebi hangi gün aldığını, hangi veri gruplarını araştırdığını ve hangi sonucu bildirdiğini kaydedebilir. Verilerin bir kısmı silinip bir kısmı korunuyorsa cevap bu ayrımı göstermelidir. Gerekçe anlatılmadan yalnız dosyanız saklanmaktadır denilmesiyle bütün verileriniz silindi açıklaması farklı sorular doğurur. Her ikisi de gerçek uygulamayla ve işlem kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.

İşten ayrılan kişi talebini nasıl somutlaştırabilir?

Talepte bütün verilerin silinmesi istenebilir; ancak belirli bir kullanım sorunu varsa bunun ayrıca yazılması yararlı olur. Örneğin eski personel fotoğrafının ekip sayfasında bulunması, telefonun grup listesinde görünmesi veya belgenin dış sağlayıcıda kalması açıkça gösterilebilir. Kullanılan hizmet ve veri grubu belirtildiğinde işletmenin yanlış sistemi incelemesi riski azalır.

Kişi kendisiyle ilgili bildirim, erişilebilir sayfa veya mesajı koruyabilir. Başka çalışanların hesabına girerek kopya aramak, şirket belgelerini izinsiz toplamak veya ortak sistemin güvenliğini aşmak uygun bir hazırlık değildir. Hukuki değerlendirme için mevcut bilginin neyi gösterdiği ve hangi bilginin işletmeden sorulması gerektiği ayrılır. Bilinmeyen kopyalar varmış gibi kesin iddia yazılmaz.

Kişinin aynı zamanda işçilik uyuşmazlığı bulunuyorsa taleplerin bağlantısı düşünülmelidir. Bir alacağını ispatlamak için incelemesi gereken belgeyle gereksiz kullanımını durdurmak istediği veri aynı dosyada yer alabilir. Bu durum, ispat ihtiyacıyla imha isteğinin kapsamının birlikte değerlendirilmesini gerektirir. Her şeyi aynı gün yok edin talebi, dosyanın özellikleri görülmeden her amaç için en uygun yol olarak sunulamaz.

Cevap geldiğinde veri gruplarıyla gerekçeler karşılaştırılabilir. Örneğin açıklamada yalnız ücret belgelerinden söz edilirken talep fotoğraf ve iletişim listelerini de kapsıyorsa bu kısımların cevapsız kaldığı belirtilebilir. İşletmenin bütün sistemlerini görmeden hiçbir şey yapılmadığı sonucuna varılmamalıdır; buna karşılık belirsiz cevap kesin silme teyidi gibi kabul edilmemelidir. Takip talebi, hangi veriye ilişkin hangi işlemin açıklanmasının beklendiğini gösterebilir. Bu yöntem yeni ve gereksiz kişisel belge göndermeden sorunun daraltılmasını sağlar.

Varsayımsal örnek: Bordro arşivi ve açık personel listesi

Tamamen varsayımsal bir örnekte bir çalışan işten ayrılsın ve üç ay sonra bilgilerinin silinmesini istesin. İşletme belirli bordro belgelerini mevzuat gerekçesiyle sakladığını söylesin. Buna rağmen çalışanın fotoğrafı aktif ekip sayfasında, özel telefon numarası da bütün şubelerin kullandığı tabloda bulunsun. Burada tek bir saklama cevabı üç farklı kullanımın tamamını açıklamaz.

İncelemede bordro arşivinin dayanağı, ekip sayfasının amacı ve telefon tablosunun güncellenme düzeni ayrı ele alınır. Silinen veya kullanımdan çıkarılan bilgilerin hangileri olduğu yazılır. İşletme bordro dosyasını korurken fotoğraf kullanımını sona erdirebilir; ancak bunun fiilen yapılıp yapılmadığı kontrol edilmelidir. Sayfadan kaldırılan görselin başka bir aktif yayında bulunduğu biliniyorsa o yayın da ayrıca değerlendirilir.

Bu örnekte bütün saklamanın hukuka aykırı olduğu veya hiçbir verinin silinemeyeceği peşinen söylenemez. Sonuç belge ve amaç bazında belirlenir. İmha edilen kayıtların hangi sürüm ve sistemle ilişkili olduğu gösterilirse, eski çalışan daha sonra aynı veriyi tekrar gördüğünde bunun yeni bir kopya mı yoksa işlemi tamamlanmamış bir kullanım mı olduğunu daha somut sorabilir.

Sık sorulan sorular ve işten çıkış kontrolü

İşten ayrıldım; işveren bütün kayıtlarımı hemen silmeli mi? Her veri için saklama nedeni ayrı değerlendirilir. Hukuki gerekçesi devam eden kayıtla amacı bitmiş yardımcı liste aynı değildir. Genel bir süre veya bütün verileri kapsayan tek cevap yerine hangi belgenin neden tutulduğu açıklığa kavuşturulmalıdır.

Arşivde bulunması internette yayımlanmasını da haklı kılar mı? Saklama ve yayın amaçları farklıdır. Eski çalışanın ekip sayfasında veya başka açık içerikte gösterilmesi ayrı incelenebilir. İşletmenin belge saklama yükümlülüğünün bulunması, her tür yayına ortak izin olarak okunmamalıdır.

İşten çıkış dosyasında veri ortamları, saklama gerekçeleri, erişim grupları, tamamlanan imha işlemleri ve cevap kayıtları birlikte takip edilebilir. Bir iç politika bulunması tek başına fiili uygulamanın doğru olduğunu kanıtlamaz. İşletme için en yararlı kontrol, ayrılan çalışanın bilgisinin nerede kaldığını ve kim tarafından hangi amaçla kullanılabildiğini ortaya koymaktır. Çalışan açısından da doğru başlangıç, somut kullanım sorununu ve beklenen işlemi açıkça belirtmektir.

İşten çıkış kontrolünü yalnız insan kaynaklarına bırakmak da her durumda yeterli olmayabilir. Personel kaydını tutan birim, ekip sayfasını veya operasyon listesini güncelleyen ekibi bilmeyebilir. Sorumlu birimler arasında açık iş paylaşımı kurulması, aynı verinin bir yerde kapatılıp başka yerde aktif kalmasını fark etmeye yardımcı olur. Tamamlandı kaydının hangi işlem için verildiği yazılırsa bir sonraki kontrolde eksik kalan bölüm daha kolay anlaşılır.