Şirketime Yanlış Fatura Geldi: İtiraz ve Mal Teslimi Nasıl Belgelenir?

Önce faturanın hangi işleme ait olduğunu belirleyin

Şirketinize ulaşan bir faturada miktar fazla, ürün farklı veya daha önce konuşulmamış bir hizmet bedeli yazılı olabilir. Böyle bir durumda ilk soru yalnızca faturanın nasıl reddedileceği değildir. Belgenin hangi siparişe dayandığı, ne zaman alındığı ve gerçekte hangi teslimin yapıldığı birlikte açıklığa kavuşturulmalıdır. Muhasebenin kaydı ile depodaki fiilî durum birbirinden farklıysa, uyuşmazlık bu ayrımın üzerine kurulabilir.

Faturayı görünce hemen ödeme yapmak kadar, belgeyi hiç incelemeden silmek de dosyanın anlaşılmasını zorlaştırır. Önce faturanın aslı, varsa elektronik dosyası ve alındığına ilişkin sistem kaydı saklanmalıdır. Ardından sipariş, teklif, sözleşme ve teslim kayıtları aynı klasörde toplanmalıdır. Hangi bölümün doğru, hangi bölümün tartışmalı olduğu satır bazında belirtilirse şirket içindeki görüş ayrılıkları da azalır.

Bu rehber, şirketler arasındaki ticari ilişki bakımından fatura içeriğine itiraz ve teslimin belgelenmesine odaklanır. Tüketici alışverişi, vergi düzeltmesi veya icra ödeme emrine itiraz farklı kurallara tabi olabilir. Bunlardan birine ilişkin işlem yapılması diğerinin de tamamlandığı anlamına gelmez. Gelen belgenin hukuki niteliğini ilk aşamada ayırmak bu nedenle önemlidir.

Sekiz günlük süre neyi ilgilendirir?

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesinin ikinci fıkrası uyarınca faturayı alan kişinin, aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde içeriğe itiraz etmemesi içeriği kabul etmiş sayılması sonucunu doğurur. Bu sebeple şirketin faturayı aldığı tarih ayrı bir kayıt olarak belirlenmeli; düzenleme tarihi ile alınma tarihi kendiliğinden aynı kabul edilmemelidir.

Süre hesabını yalnızca faturanın kâğıt üzerindeki tarihine bakarak yapmak sağlıklı değildir. Elektronik teslim kayıtları, posta hareketleri ve işletme içindeki iletim zinciri incelenmelidir. Belgenin satın alma birimine geç ulaşması, şirketin daha önceki alım kaydını ortadan kaldırmaz. Muhasebe personelinin izinli olması gibi iç organizasyon sorunlarının süreyi otomatik uzattığı düşünülmemelidir.

İtiraz hazırlığında son güne kadar beklememek, kullanılan iletişim kanalının teslim sonucunu kontrol etmeye imkân verir. Belgenin gerçekten alınmadığı savunulacaksa da bunun teknik dayanağı araştırılmalıdır. Sırf hesaplara işlenmediği için faturanın ulaşmadığını söylemek ile sistemde hiç teslim kaydı bulunmaması aynı durum değildir. Somut tarihlendirme yapılmadan sürenin geçtiği veya geçmediği yönünde kesin kanaat kurulmamalıdır.

Fatura tek başına malın teslim edildiğini gösterir mi?

UYAP'ta yayımlanan yargısal değerlendirmelerde, fatura içeriğine sessiz kalınması ile malın tesliminin aynı mesele olmadığı vurgulanır. Fiyat ve miktara ilişkin kabul değerlendirmesi, her olayda fiilî teslimin de gerçekleştiğini kendiliğinden kanıtlamaz. Bu nedenle 'fatura var, başka belge gerekmez' yaklaşımı da 'itiraz ettim, ilişki tamamen ortadan kalktı' yaklaşımı da dosyayı eksik bırakır.

Teslim iddiası; sevk irsaliyesi, teslim alanın kimliği, depo giriş kaydı, taşıyıcı belgesi ve taraf yazışmaları üzerinden araştırılabilir. Bir sevkiyatın işletme kapısına ulaşması ile siparişteki tüm ürünlerin eksiksiz kabulü aynı şey olmayabilir. Teslim belgesindeki ürün kodu, adet ve tarih faturayla karşılaştırılmalıdır. Başka sevkiyata ait bir belgenin yanlış faturayla eşleştirilmesi özellikle çok sayıda alım yapan şirketlerde sık karışıklık yaratır.

Hizmet faturalarında ise iş emri, kabul tutanağı, teslim edilen çalışma, rapor veya sistem kullanım kaydı önem kazanabilir. Soyut bir 'danışmanlık verildi' açıklaması yerine hangi işin, hangi tarihlerde, kim tarafından yapıldığı sorulmalıdır. Somut hizmet çıktısı bulunmaması her zaman hizmetin hiç verilmediğini göstermez; ancak iddia ve savunmanın hangi kayıtlarla sınanacağını belirlemeyi gerekli kılar.

Teslim alanın imzası okunaksızsa bu belirsizlik ayrıca kaydedilmelidir. Çalışan listesi, o günkü vardiya ve teslim adresindeki işletmenin kimliği karşılaştırılabilir. Satıcıdan imzalı belgenin okunabilir örneğini istemek, imzanın kime ait olduğunu varsaymaktan daha yararlıdır. Özellikle şantiyeye veya geçici depoya gönderilen mallarda teslim noktasının hangi şirket adına kullanıldığı önceden araştırılmalıdır.

E-fatura reddi, iptal ve hukuki itirazı karıştırmayın

Elektronik faturada ekranda görülen işlem seçenekleri, belgenin senaryosuna ve kullanılan altyapıya göre değişebilir. Teknik ret yanıtı, iptal talebi ve hukuki itirazın kayıtları birlikte kontrol edilmelidir. Eski bir yazılım ekranına veya yıllar önce hazırlanmış bir kullanım videosuna dayanarak işlem yapmak yerine güncel Gelir İdaresi Başkanlığı kılavuzu ve entegratör kayıtları incelenmelidir.

Şirketin kullandığı sistemden işlem yapılmışsa gönderim zamanı, işlem türü, karşı taraf ve sonuç bilgisi dışa aktarılmalıdır. Sadece 'reddettik' diyen bir ekran görüntüsü, hangi faturaya hangi gerekçeyle yanıt verildiğini açıklamayabilir. Elektronik dosya, işlem numarası ve varsa teslim doğrulaması beraber saklandığında daha sonra yapılan teknik inceleme kolaylaşır.

Hukuki bildirim kanalının seçimi de somut ilişkiye göre yapılmalıdır. Noter, kayıtlı elektronik posta veya diğer uygun yöntemlerin hangisinin kullanılacağı değerlendirilirken ispat, yetki ve içerik birlikte düşünülür. Muhasebe programında belgeyi pasife almakla karşı tarafa itiraz bildirmek aynı işlem değildir. Mali düzeltme gerekip gerekmediğini mali müşavir, bildirimin hukuki etkisini ise dosyayı inceleyen avukat değerlendirmelidir.

İtirazın içeriği neden satır bazında açıklanmalı?

'Faturayı kabul etmiyoruz' şeklindeki tek cümle, gerçek uyuşmazlığın ne olduğunu göstermeyebilir. İtirazda fatura numarası ve tarihi, ilişkinin dayanağı ve tartışmalı kalemler açıkça belirlenmelidir. Sorun birim fiyatsa kararlaştırılan fiyat; miktarsa sipariş ve teslim karşılaştırması; hiç sipariş verilmemişse buna ilişkin açıklama ayrı yazılmalıdır.

Faturanın tamamı tartışmalı değilse doğru olduğu kabul edilen kısımla ihtilaflı kısım ayrıştırılmalıdır. Bu ayrım yapılırken istemeden geniş bir borç kabulü yaratabilecek ifadelerden kaçınılmalıdır. 'Bakiyeyi ödeyeceğiz' gibi gündelik bir cümle, şirketin yalnızca belirli ürünü kabul etme niyetini doğru yansıtmayabilir. Yazışmanın muhasebe ve hukuk birimleri tarafından aynı anlayışla değerlendirilmesi yararlıdır.

İtiraz metnine dayanak olan belgeler düzenli eklenmelidir. On farklı e-postayı bağlamsız biçimde yollamak yerine sipariş teyidini, teslim kaydını ve fiyat değişikliğinin kabul edilmediğini gösteren yazışmayı sıralamak daha anlaşılırdır. Metin hazırlanırken henüz doğrulanmamış olaylar kesin olgu gibi aktarılmamalı; araştırılması gereken hususlar ayrıca belirtilmelidir.

İtirazın muhatabı da kontrol edilmelidir. Satış temsilcisine atılan mesajın şirketin resmî bildirim adresine ulaşmasıyla aynı kabul edilip edilmeyeceği somut olayda tartışılabilir. Yanlış ticaret unvanına veya artık kullanılmayan adrese gönderim yapılması, içerik doğru olsa bile yeni bir ispat sorunu yaratır. Bildirim öncesinde sözleşmedeki iletişim hükümleri ile güncel şirket bilgileri karşılaştırılmalıdır.

Ödeme ve cari hesap kayıtlarını nasıl uzlaştırmalı?

Faturaya yönelik uyuşmazlık bazen gerçekte bir ödeme eşleştirme sorunudur. Avans başka siparişe yazılmış, kısmi ödeme eski borca mahsup edilmiş veya iade tutarı cari hesapta görünmemiş olabilir. Banka dekontlarının açıklamaları ile şirketin kendi muhasebe fişleri birlikte incelenmeden 'borç tamamen ödendi' sonucuna varılmamalıdır.

Karşı tarafın gönderdiği cari hesap ekstresi de tek başına tartışmayı çözmez. Her satırın dayanağı bulunmalı; borçlandırma, ödeme, iade ve düzeltme kayıtları kronolojik sırayla karşılaştırılmalıdır. Aynı fatura numarasının iki kez işlenmesi veya farklı unvanlı şirketlerin hesaplarının karıştırılması gibi teknik hatalar önce ayıklanmalıdır. Şirket grubunda bulunmak, tüm şirketlerin borçlarının aynı olduğu anlamına gelmez.

Mutabakat talebi geldiğinde imzalanacak belgenin kapsamı ayrıca okunmalıdır. Yalnızca kayıtların incelendiğini belirtmek ile kesin bakiye kabulü içeren metni imzalamak aynı sonucu doğurmayabilir. İmza yetkisi, tarih ve çekince gereksinimi gözden geçirilmelidir. Uyuşmazlık sürerken gönderilen rutin muhasebe yanıtları, sonradan farklı anlamlar taşıyabildiğinden şirket içi iletişim dikkatle yürütülmelidir.

Tamamen varsayımsal örnek: eksik teslim edilen otel ekipmanı

Antalya'daki bir otel işletmesinin sezon öncesinde yüz adet ekipman sipariş ettiğini varsayalım. Satıcı yüz adet üzerinden fatura düzenlemiş, depoda ise seksen adet sayılmıştır. Fiyat konusunda anlaşmazlık yoktur. İşletme bütün faturayı yok saymak yerine teslim edilen ürünleri, eksik yirmi adedi ve bu sonuca hangi sayım kayıtlarıyla ulaştığını ayırmalıdır.

İncelemede iki ayrı sevk irsaliyesi ortaya çıktığını düşünelim. İlk sevkiyat seksen, ikinci sevkiyat yirmi adettir; fakat ikinci belgedeki teslim alanın şirketle bağı belirsizdir. Burada yalnızca depodaki ilk sayım üzerinden karar verilmez. İkinci sevkiyatın adresi, teslim alanın görevi, taşıyıcı kaydı ve ürünlerin başka depoya aktarılıp aktarılmadığı araştırılır. Bu örnekte ne alıcının ne satıcının baştan haklı olduğu varsayılmıştır.

Şirket belgeleri karşılaştırdıktan sonra eksik teslim iddiasını sürdürebilir veya hatanın kendi stok aktarımından kaynaklandığını görebilir. Önemli olan itirazı araştırmayı durduran bir işlem gibi görmemektir. Zamanında yapılan açıklama ile doğru belge eşleştirmesi birlikte yürütüldüğünde ticari uyuşmazlığın gerçek kapsamı anlaşılır. Bu senaryo gerçek bir müvekkile ya da dosyaya dayanmamaktadır.

İlk inceleme için uygulanabilir belge planı

Tek bir dosya sorumlusu belirlemek, satın alma, depo ve muhasebenin farklı sürümler üzerinden konuşmasını engeller. Sorumlu kişi belgelere tarih ve açıklama eklemeli, özgün kayıtları değiştirmeden çalışma kopyası hazırlamalıdır. Sonradan üretilmiş bir teslim tutanağıyla geçmişteki belirsizliği kapatmaya çalışmak yerine mevcut eksiklik açıkça gösterilmelidir.

Avukata iletilecek kısa olay notunda önce ilişkinin başlangıcı, sonra tartışmalı sipariş, faturanın alınması, teslim ve ödeme tarihleri anlatılmalıdır. Hedef de netleştirilmelidir: yanlış faturanın düzeltilmesi, eksik ürünün teslimi, ödenen bedelin iadesi veya alacak talebine karşı savunma farklı hazırlıklar gerektirebilir. Süreli bildirimler bu inceleme tamamlanana kadar bekletilmemelidir.

Dijital arşivde her dosyanın hangi işlemden geldiği açıklanmalıdır. Örneğin aynı adlı iki PDF'nin birisi ilk fatura, diğeri sonradan düzeltilmiş sürüm olabilir. Belge adlarına tarih ve sürüm bilgisi eklemek, dosyayı okuyan kişinin yanlış belgeye dayanmasını önler. Elektronik imza ve doğrulama verilerinin korunması için özgün dosyayı yalnızca görüntüye dönüştürerek saklamakla yetinilmemelidir.

Ayrıca tartışmalı kalemler için sorulacak sorular önceden hazırlanmalı ve karşı taraftan gelen her yeni yanıt ilgili belgeyle eşleştirilmelidir.

• Faturanın özgün elektronik dosyası ve alındığına ilişkin kayıt.
• Sipariş, teklif, fiyat teyidi ve değişiklik yazışmaları.
• Sevk irsaliyesi, teslim belgesi, depo sayımı ve taşıyıcı bilgileri.
• Ödeme dekontları, iade belgeleri ve açıklamalı cari hesap karşılaştırması.
• Gönderilen itirazın metni, ekleri, gönderim ve teslim kanıtı.

Sık sorulan sorular

Sekiz gün geçince her türlü savunma biter mi? Fatura içeriğine sessiz kalmanın kanuni sonucu önemlidir; ancak sözleşmenin varlığı, teslim, ödeme ve diğer savunmaların değerlendirilmesi somut delillere bağlıdır. Süre geçti diye dosyayı bırakmak da hiçbir sonuç doğmamış gibi davranmak da doğru değildir.

İade faturası kesmek tek başına yeterli olur mu? Muhasebe işleminin dayanağı, karşı tarafa bildirim ve esas uyuşmazlık birlikte incelenmelidir. Tek başına bir belgenin oluşturulması tüm hukuki ve mali işlemleri tamamlamış sayılmaz.

Telefonla itiraz ettim, kayıt tutmalı mıyım? Görüşme sonrası hangi faturanın neden tartışıldığını uygun yazılı kanaldan bildirmek ve teslim kanıtını saklamak ispatı kolaylaştırır. Karşı tarafın sözlü düzeltme vaadi üzerine süreler kontrolsüz bırakılmamalıdır.

İcra ödeme emri de geldiyse ne yapılır? Fatura itirazıyla ödeme emrine karşı başvurunun ayrı işlemler olduğu dikkate alınmalıdır. Takibin türü ve tebliğ tarihi hemen incelenmeli, faturaya daha önce itiraz edilmiş olmasına güvenilerek icra dosyası yanıtsız bırakılmamalıdır.