Şirket İçin Aldığım Mal Ayıplı Çıktı: İki Gün mü, Sekiz Gün mü İçinde Bildirmeliyim?

Ticari alımda tüketici sürelerine güvenmeyin

İşletmeniz için alınan ürünün bozuk, eksik nitelikli veya kararlaştırılan teknik özelliklerden farklı çıkması hâlinde hızlı hareket gerekebilir. Şirketler arasındaki ticari satışın incelenmesi, kişisel internet alışverişindeki iade süreciyle aynı değildir. Özellikle muayene ve ayıp bildirimi bakımından kısa süreler gündeme gelebilir. Sorunun fark edilmesiyle belgelenmesi birlikte yürütülmelidir.

Türk Ticaret Kanunu'nun 23. maddesindeki özel çerçeve tacirler arasındaki ticari satışa ilişkindir. İlişkinin gerçekten bu kapsamda olup olmadığı görülmelidir. Malın şirket adına alınması önemli bir veri olsa da işlemin niteliğini yalnızca fatura başlığından çıkarmak yerine taraflar, faaliyet ve sözleşme birlikte değerlendirilir. Tüketici kuralları otomatik aktarılmaz.

Ayıp bildirimi, faturanın fiyat veya miktar içeriğine itirazdan da ayrıdır. Faturaya süresinde itiraz edilmiş olması ürünün kusurunun ayrıca doğru şekilde bildirildiğini göstermeyebilir. Aynı şekilde teknik arıza kaydı açılması bütün fatura veya ödeme tartışmalarını çözmez. İşlemin teslim, bedel ve nitelik boyutları ayrı başlıklarda izlenmelidir.

Önce vaat edilen nitelikle teslim edileni karşılaştırın

Ayıp iddiası, malın yalnızca beklediğinizden daha az kullanışlı olması şeklinde anlatılmamalıdır. Sözleşme, teknik şartname, teklif ve satıcının bildirdiği özellikler incelenmelidir. Hangi niteliğin eksik olduğu açıkça gösterilirse teknik incelemenin konusu belirlenir. Genel bir memnuniyetsizlikle kararlaştırılmış performansın sağlanmaması aynı iddia değildir.

Ürün kodu, model, üretim serisi ve teslim edilen parçalar karşılaştırılabilir. Aynı isimle satılan farklı sürümlerin karıştırılması mümkün olduğundan seri numarası önem taşıyabilir. Sipariş edilen maldan farklı mal teslimi, miktar eksikliği ve nitelik sorunu da birbirinden ayrılmalıdır. Her sorunun aynı hukuki değerlendirmeye tabi olduğu peşinen kabul edilmemelidir.

Satıcının verdiği kullanım ve kurulum talimatları da görülmelidir. Arızanın ayıptan mı, uygun olmayan kullanım veya kurulumdan mı kaynaklandığı tartışılabilir. Bu nedenle ilk aşamada malı zorlayarak kullanmaya devam etmek veya teknik veriyi silmek incelemeyi güçleştirebilir. Güvenli kullanım ihtiyacı ile delilin korunması birlikte düşünülmelidir.

Teslimde açıkça belli olan ayıp: iki günlük bildirim

TTK 23/1-c uyarınca malın ayıplı olduğu teslim sırasında açıkça belli ise alıcı durumu iki gün içinde satıcıya ihbar etmelidir. Bu nedenle teslim anındaki gözlem önemlidir. Ambalajı açıldığında görülen kırık veya belirgin nitelik farkı gibi durumlarda sorunun nasıl ve ne zaman fark edildiği kaydedilmelidir.

Her gözle görülen iz mutlaka aynı hukuki kategoride değerlendirilmeyebilir. Somut malın niteliği ve teslim koşulları araştırılır. Ancak belirgin sorunu fark ettikten sonra haftalarca şirket içi onay beklemek uygun bir süreç değildir. Depo, satın alma ve hukuk sorumluları arasında hızlı iletişim kurulmalıdır. Kayıtların birimde beklemesi bildirim ihtiyacını ortadan kaldırmaz.

Teslim belgesindeki açıklamalar ile sonraki fotoğraflar birlikte saklanmalıdır. Sorun teslim sırasında görüldüyse bunun belgeye doğru yansıtılması yararlıdır. Boş veya genel bir tutanağın sonradan ayrıntılı hâle getirilmesi yerine mevcut gözlem tarihli biçimde kaydedilmelidir. Satıcının temsilcisiyle yapılan görüşme de mümkün olduğunca doğrulanabilir yazılı kayıtla desteklenmelidir.

Teslimde açıkça belli değilse sekiz günlük inceleme

Ayıp teslimde açıkça belli değilse, ticari satış bakımından alıcının teslimden sonra sekiz gün içinde malı incelemesi veya incelettirmesi ve bu incelemede ortaya çıkan ayıbı aynı süre içinde satıcıya bildirmesi düzenlenmiştir. Burada yalnızca inceleme yaptırmakla bildirim yapılmasının aynı şey olmadığı özellikle görülmelidir.

Örneğin teknik kontrolün yedinci gün tamamlanması, raporun şirket içinde daha sonra okunmasını bekleme gerekçesi yapılmamalıdır. Teslimden itibaren hangi incelemenin makul olarak yapılabildiği somut mal üzerinden araştırılır. Şirketin rutin iş yoğunluğu, kanuni inceleme ve bildirim takvimini önemsiz hâle getirmez.

Teslim tarihiyle devreye alma tarihi farklı olabilir. Malın haftalar sonra kurulacak olması, bütün sürelerin otomatik olarak o güne ertelendiği anlamına gelmez. Sözleşmedeki test ve kabul düzeni de incelenmelidir. Teknik ekip erişimi, örnekleme ve inceleme planı satın alma aşamasında düşünülürse sonradan ortaya çıkan zaman baskısı azaltılabilir.

Gerçek gizli ayıp için her zaman sekiz gün mü vardır?

Hayır. Olağan incelemeyle ortaya çıkmayan ve sonradan anlaşılan ayıp bakımından Türk Borçlar Kanunu'nun 223. maddesindeki düzenleme ayrıca önemlidir. Böyle bir sorun ortaya çıkarsa hemen satıcıya bildirim gerekir. Dolayısıyla bütün sonradan görülen ayıpları teslimden itibaren sekiz gün içinde fark edilmek zorundaymış gibi anlatmak doğru değildir.

Bununla birlikte bir kusura gizli ayıp adını vermek tek başına yeterli olmaz. Sorunun normal incelemeyle neden anlaşılamadığı ve hangi olayla ortaya çıktığı açıklanmalıdır. Bakım kayıtları, hata çıktıları ve teknik rapor bu ayrımı destekleyebilir. Fark edildiği tarih belirsiz bırakılırsa bildirimin zamanında yapılıp yapılmadığı da tartışmalı hâle gelir.

İşletme ürünün sorunlu çalıştığını uzun süre gözlemlemişse bunu yalnızca son rapor tarihine bağlamamalıdır. İlk belirti, arızanın anlaşılması ve teknik teşhis ayrı tarihler olabilir. Ne zaman neyin öğrenildiği doğru anlatılmalıdır. Kesin teşhis beklenirken bildirim gereğinin tamamen ertelendiği varsayılmamalı; somut durum gecikmeden hukuken değerlendirilmelidir.

Satıcıya bildirim hangi bilgileri içermeli?

Bildirimde satışın ve malın tanımlanması, sorunun açıkça açıklanması ve fark edilme tarihinin belirtilmesi yararlıdır. 'Ürün kötü çıktı' ifadesi hangi malın hangi nedenle tartışıldığını göstermeyebilir. Teslim belgesi, seri numarası ve ilgili görseller eklenebilir. Henüz uzman tarafından doğrulanmamış nedenler kesin teknik sonuç gibi yazılmamalıdır.

Gönderim yöntemi seçilirken bildirimin ulaştığının ve içeriğinin ispatı düşünülmelidir. Noter veya kayıtlı elektronik posta gibi yöntemlerin somut ilişkiye uygunluğu değerlendirilebilir. Sadece şirket içi arıza kaydı oluşturmak satıcıya bildirim değildir. Satıcının servis organizasyonuyla satıcının kendisine yönelen hukuki bildirimin ilişkisi de dosyada görülmelidir.

Satıcı inceleme yapacağını söylediğinde bunun tarihi, kapsamı ve ürünün kimde kalacağı açıklaştırılmalıdır. Ürünün teslim alınması her durumda bütün taleplerin kabul edildiği anlamına gelmez. Görüşme kayıtlarında hangi hakkın ileri sürüldüğü ve hangi hususun araştırıldığı anlaşılmalıdır. Sözlü vaatlere güvenerek bütün diğer adımların bırakılması belirsizliği artırabilir.

Onarım, değişim, indirim ve dönme nasıl seçilir?

Satıcının ayıptan sorumlu olduğu durumlarda TBK 227 çerçevesindeki seçimlik haklar değerlendirilir. Sözleşmeden dönme, bedelde indirim, şartları içinde ücretsiz onarım ve imkân varsa ayıpsız benzeriyle değişim farklı sonuçlar doğurur. Hepsi her olayda aynı koşullarla veya aynı anda kullanılabilir talepler gibi sunulmamalıdır.

Hak seçimi yapılırken işletmenin ihtiyacı kadar malın durumu ve ayıbın ağırlığı da önemlidir. Tamir edilebilir bir parçayla bütün üretim hattının kullanılmaz olması farklı incelemeler gerektirebilir. Onarım kabul edildiğinde hangi işlemin yapıldığı ve sonucun ne olduğu kaydedilmelidir. Satıcının sunduğu metinde genel ibra veya başka taahhüt bulunup bulunmadığı ayrıca okunmalıdır.

İhbar süresiyle dava zamanaşımı, garanti süresi ve teknik servis programı aynı kavram değildir. Garanti belgesinde süre bulunması kısa bildirim yükümlülüklerinin otomatik kalktığı anlamına gelmez. Hangi talebin ne zaman ileri sürüleceği satış sözleşmesi ve uygulanacak kurallarla birlikte değerlendirilmelidir. Bu inceleme yapılmadan tek bir son gün söylemek doğru değildir.

Malı iade etmeden önce delili ve güvenliği koruyun

Ayıplı olduğu ileri sürülen mal hemen gönderilirse mevcut durumun nasıl kanıtlanacağı düşünülmelidir. Ürünün fotoğrafları, hata kayıtları, aksesuarları ve ambalajı gerektiği ölçüde belgelenebilir. Kargoya veya servise teslimde seri numarası ve teslim kapsamı yazılmalıdır. Farklı ürünün gönderilmesi ya da parça eksikliği yeni bir uyuşmazlık yaratabilir.

Malın muhafaza koşulları teknik incelemeyi etkileyebilir. Suya, aşırı sıcaklığa veya uygunsuz depolamaya maruz kalmış ürünün hangi hasarının önce mevcut olduğu tartışılabilir. Koruma tedbirleri malın niteliğine uygun olmalıdır. İnsan sağlığını veya iş güvenliğini tehlikeye atan bir ürünü sırf çalıştığını göstermek amacıyla kullanmaya devam etmek uygun değildir.

Satıcı ve bağımsız uzman incelemesi arasında yöntem farklılığı varsa raporların hangi verilere dayandığı karşılaştırılabilir. Ürünün açılması, yazılım güncellenmesi veya parça değiştirilmesi özgün durumu etkileyebilir. Yapılan her müdahale tarih ve yapan kişiyle kaydedilmelidir. Delil tespiti gerekip gerekmediği, mevcut risk ve inceleme ihtiyacı üzerinden hukuken değerlendirilebilir.

Üretim kaybı ve ek giderler ayrıca nasıl açıklanır?

Ayıplı mal nedeniyle işletmenin başka zararlara uğradığı ileri sürülebilir. Ancak ürün bedeliyle üretim kaybı ve diğer giderler aynı hesap değildir. Hangi zarar hangi nedenle doğmuşsa ayrı açıklanmalıdır. İşin durduğu süre, alternatif imkânlar ve gerçekten yapılan giderler incelenmeden yalnızca yüksek bir toplam yazılması talebi denetlenemez kılar.

Örneğin geçici ekipman kiralandıysa kira sözleşmesi, kullanım dönemi ve ödeme kaydı gösterilebilir. Kaybedildiği söylenen sipariş varsa bunun gerçekten iptal edildiği ve sorunla bağlantısı araştırılır. Ciro düşüşünün bütünü otomatik olarak ayıba bağlanmaz. Piyasa koşulları, başka arızalar veya personel durumu gibi etkenler de karşılaştırmada görülmelidir.

Zararı büyütmemek için yapılan makul adımlar kayıt altına alınabilir. Buna karşılık daha önce planlanan iyileştirme yatırımının tamamını ayıp gideri gibi sunmak doğru değildir. Belirsiz hesap kalemleri açıkça belirtilmelidir. Sorumluluk, zarar ve nedensellik incelemesi teknik ve hukuki çalışmanın birlikte yürütülmesini gerektirebilir; her harcamanın mutlaka karşılanacağı garanti edilemez.

Tamamen varsayımsal örnek: otel için alınan ekipman

Antalya'daki bir otelin toplu ekipman alımında teslim sırasında bazı ürünlerin dış kasalarının kırık olduğunu gördüğünü varsayalım. Başka ürünlerde ise teknik kontrol sırasında performans sorunu belirleniyor. Bu iki grup tek bir belirsiz 'arıza' başlığında bırakılmaz. Teslimde görülen durumla sonraki incelemede anlaşılan sorun ayrı tarihlendirilir.

Ürünlerden birinde olağan kontrolle ortaya çıkmayan farklı bir arızanın daha sonra anlaşılması da mümkündür. Bunun gerçekten sonradan beliren ayıp olup olmadığı teknik kayıtlarla incelenir. Bildirimde hangi seri numarasının hangi grupta olduğu açıklanır. Servise gönderilen ürünler için teslim tutanağı hazırlanır ve yapılan müdahaleler kaydedilir.

Örnek bütün alıcının iddialarının haklı olduğunu varsaymaz. İnceleme kullanım veya kurulum sorununu da gösterebilir. Amaç, farklı ayıp türleriyle farklı bildirim takvimlerinin karıştırılmasını önlemektir. Senaryo tamamen varsayımsaldır; gerçek işletme, satış veya müvekkil dosyasına ait bilgi içermez ve belirli bir dava sonucu vaat etmez.

Şirket içinde uygulanabilir teslim ve ihbar planı

Satın alma, depo ve teknik ekip arasında tek bir olay kaydı tutulabilir. Teslim tarihi, ilk gözlem, inceleme ve satıcı bildirimi ayrı yazılmalıdır. Sorunun yalnızca yönetici izin verdiğinde hukuka aktarılması şeklindeki geciktirici iş akışı gözden geçirilebilir. Hangi belgenin kimde olduğu bilinirse süreli bildirimler daha düzenli hazırlanır.

Avukata satış belgeleri, teknik şartname, teslim kayıtları ve bildirim zinciri birlikte sunulmalıdır. Seçilmek istenen hak da açıklanmalıdır. Ürünlerin bir kısmı ayıplıysa hangi kısmın tartışmasız olduğu gösterilir. Ticari ilişkinin devam etmesi isteniyorsa çözüm görüşmesi yapılabilir; fakat görüşmelerin süreleri otomatik uzattığı varsayılmamalıdır.

Birden fazla sevkiyat varsa her parti için ayrı teslim tarihi tutulmalıdır. İlk partinin kontrol sonucu, sonraki partideki bütün ürünlerin de aynı durumda olduğunu kendiliğinden göstermez.

• Sözleşme, teklif, teknik şartname ve ürün kimlikleri.
• Teslim tarihi, açık sorunlar ve inceleme tutanakları.
• Sonradan anlaşılan arızanın ilk belirti ve teşhis kayıtları.
• Satıcıya bildirim, ekler ve ulaştığını gösteren belgeler.
• Servis, muhafaza, iade ve ayrı zarar kalemleri.

Sık sorulan sorular

Her gizli ayıp sekiz gün içinde mi bildirilir? Olağan inceleme ile ortaya çıkmayan sonradan anlaşılan ayıpta ayrı düzenleme önemlidir. Ortaya çıkınca hemen bildirim yükümlülüğü değerlendirilir.

Servise telefon açmak yeterli midir? Bildirimin kime, ne zaman ve hangi içerikle ulaştığı görülmelidir. Teknik servis kaydıyla satıcıya yönelen bildirim aynı şey sayılmamalıdır.

Faturaya itiraz ettim; ayıp bildirimi de tamam mı? İki işlem farklı konuları kapsayabilir. Fatura içeriği itirazının ayıbı ve gerekli açıklamayı içerip içermediği ayrıca incelenir.

Malı kullanırsam bütün haklarım biter mi? Kullanımın niteliği, ayıp bilgisi ve somut olay değerlendirilmelidir. Güvenlik ve delilin korunması bakımından rastgele kullanıma devam edilmemelidir.